Trocar sistema de gestao na agencia sem perder historico de

Agencia de marketing que decide trocar de sistema de gestao geralmente ja sabe o motivo: a ferramenta atual nao escalou com o numero de clientes, ou nunca entregou rentabilidade por projeto de forma confiavel. Segundo a pesquisa TechTreds, feita pela RD Station em parceria com a Rock Content, 77,1% das agencias brasileiras ja usam alguma ferramenta de gestao de projetos -- a decisao raramente e "ter ou nao ter sistema", e sim trocar o que ja existe por algo que realmente sustenta o crescimento.

O risco que ninguem comenta na hora de assinar o contrato novo e o que acontece com o historico de horas e relatorios que a agencia ja acumulou.

Resposta rapida: Antes de trocar o sistema de gestao da agencia, confirme como fica o historico de horas apontadas e a rentabilidade por cliente dos meses anteriores -- esse e o dado que a agencia usa pra cobrar retainer, negociar renovacao e decidir prioridade de equipe. Perder isso na migracao custa mais caro do que a mensalidade da ferramenta nova.

Por que agencias trocam de sistema de gestao

Gestor de projetos frustrado comparando planilha desorganizada e notas adesivas no escritório

Na pratica, o que vemos em agencia que cresce e a planilha ou a ferramenta generica (Trello, Asana) que resolvia no comeco parar de dar visibilidade sobre o que importa: quanto cada cliente realmente consome de hora da equipe versus quanto paga. Sem isso, a agencia descobre tarde demais que um cliente "grande" na verdade da prejuizo em hora trabalhada.

O risco real: perder historico de horas e rentabilidade por cliente

Exportação de histórico de horas em CSV do sistema antigo com relatórios de rentabilidade

Um erro comum que encontramos: a agencia migra pro sistema novo achando que vai comecar "do zero" -- mas o historico de horas dos ultimos meses e exatamente o dado que ela precisa pra comparar o antes e o depois, negociar renovacao de contrato com o cliente e justificar reajuste de retainer. Sem esse historico acessivel, a gestora perde o argumento mais forte que tinha: numero real de consumo de hora por cliente ao longo do tempo.

Isso tambem afeta o financeiro da agencia: relatorio de rentabilidade por cliente que nao migra corretamente obriga o time financeiro a refazer calculo retroativo na mao, cliente por cliente, pra fechar o trimestre.

Checklist antes de trocar

Checklist de migração em tablet com itens de exportação, mapeamento de clientes e treinamento

Exportar o historico de horas apontadas por cliente dos ultimos 6 a 12 meses antes de desligar o sistema antigo
Confirmar se o sistema novo importa esse historico ou so permite comecar a contar do zero
Validar rentabilidade por cliente com um mes de teste em paralelo nos dois sistemas antes de confiar 100% no novo relatorio
Migrar cliente por cliente, comecando pelos de menor risco, em vez de trocar tudo de uma vez
Guardar um export offline (planilha) do historico antigo como seguranca, mesmo depois da migracao concluida

Como isso funciona na pratica com um sistema sob medida

Agencia que ja passou por uma migracao mal feita costuma preferir, da segunda vez, um sistema desenhado pro jeito que ela realmente trabalha -- em vez de adaptar o fluxo da agencia a uma ferramenta generica de mercado. Isso evita o problema mais comum: campo de horas ou de cliente que nao bate com a estrutura real da agencia, obrigando a equipe a preencher informacao em dois lugares diferentes pra fechar a conta.

E esse o motivo pelo qual, quando desenhamos sistemas sob medida para agencias, a primeira etapa e sempre entender a estrutura de horas e rentabilidade que ja existe -- pra migracao preservar o historico, nao recomecar do zero.

Quanto tempo leva uma migracao bem feita

O tempo nao esta em configurar a ferramenta nova -- esta em validar que o relatorio de rentabilidade por cliente do sistema novo bate com o que a agencia ja sabia ser verdade no sistema antigo. Rodar os dois sistemas em paralelo por um ciclo de faturamento completo e a forma mais segura de pegar qualquer divergencia antes dela virar cobranca errada pro cliente.

Perguntas Frequentes

Vale a pena trocar de ferramenta no meio de um projeto grande?

Em geral nao. O mais seguro e migrar entre o fechamento de um ciclo de faturamento e o inicio do proximo, quando o historico de horas do periodo ja esta fechado.

O que migrar primeiro: horas ou projetos?

Horas e rentabilidade por cliente primeiro -- e o dado que a agencia usa pra cobrar e pra decidir prioridade, e o que mais doi perder.

Precisa reimplantar tudo de uma vez?

Nao. Migrar cliente por cliente, comecando pelos de menor risco, reduz o impacto de qualquer erro de migracao.

Antes de decidir

Se a sua agencia esta avaliando trocar de sistema, comece pedindo pra ver o historico de horas de um cliente real migrado -- nao uma demo com dado fake. Fale com a gente no WhatsApp pra ver como isso funcionaria com a estrutura da sua agencia.